Mikor térül meg az egyedi szoftverfejlesztés?
Egy egyedi szoftver fejlesztése első ránézésre könnyen költségesebb megoldásnak tűnhet, mint egy kész rendszer bevezetése. Egy SaaS szolgáltatás akár néhány nap alatt használatba vehető, míg egy saját rendszer megtervezése, fejlesztése és bevezetése jelentősebb kezdeti beruházást igényelhet.
A költség azonban önmagában nem mutatja meg, hogy egy fejlesztés üzletileg jó döntés-e.
Egy szoftver megtérülése abból adódik, hogy milyen problémát old meg, mennyi manuális munkát vált ki, milyen hibákat előz meg, mennyire támogatja a növekedést, illetve teremt-e olyan lehetőséget, amely korábban nem állt rendelkezésre.
A megfelelő kérdés ezért nem feltétlenül az, hogy mennyibe kerül egy egyedi szoftver, hanem az, hogy mennyibe kerül a vállalkozásnak az a probléma, amelyet a szoftver megoldhat.
Mit jelent a megtérülés egy szoftver esetében?
A megtérülés hallatán könnyű kizárólag csak a közvetlen bevételre gondolni.
Egy üzleti szoftver azonban többféleképpen teremthet értéket.
Lehet, hogy csökkenti egy rendszeresen ismétlődő feladat elvégzéséhez szükséges időt. Lehet, hogy megszünteti az adatok kézi másolását több rendszer között. Csökkentheti a hibák számát, egyszerűsítheti az ügyfélkiszolgálást vagy lehetővé teheti, hogy ugyanaz a csapat nagyobb mennyiségű munkát kezeljen.
Más esetben a szoftver közvetlenül bevételt termelő szolgáltatás része lehet.
A megtérülés ezért nem mindig egyetlen szám formájában jelenik meg.
Az egyik legkönnyebben mérhető tényező: a munkaidő
Az ismétlődő manuális folyamatok költsége gyakran kevésbé látványos, mint egy fejlesztési projekt ára.
Tegyük fel, hogy egy adminisztratív folyamat napi két órát igényel. Ez egy hónap alatt több tucat munkaórát jelenthet, egy év alatt pedig már jelentős erőforrást köt le.
Ha egy megfelelően kialakított rendszer ennek nagy részét automatizálja, a megtakarított idő számszerűsíthető.
Egy leegyszerűsített számítás:
megtakarított munkaórák × munkaóra teljes költsége = becsült működési megtakarítás
Ehhez hozzáadhatók más tényezők is, például a kevesebb hibajavítás, gyorsabb feldolgozás vagy megszüntethető szoftver-előfizetések.
Így a fejlesztés már nem pusztán informatikai kiadásként, hanem egy jelenlegi működési költség csökkentésére irányuló beruházásként vizsgálható.
A manuális folyamatoknak rejtett költsége is van
Nem minden veszteség jelenik meg közvetlenül egy költségsoron.
Ha egy munkatárs rendszeresen adatokat másol egyik rendszerből a másikba, annak nemcsak a munkaideje jelent költséget.
Hiba történhet az adatbevitel során. Egy feladat elmaradhat. Egy információ késve kerülhet a megfelelő helyre. Egy ügyfélnek tovább kell várnia. A vezetői információk pedig elavultak lehetnek, mire elkészül egy riport.
Ezeket nehezebb pontosan forintosítani, mégis hatással lehetnek a vállalkozás működésére.
Egy fejlesztés megtérülésének vizsgálatakor ezért a jelenlegi folyamat teljes költségét érdemes figyelembe venni, nem kizárólag az elvégzéséhez szükséges munkaórákat.
Mikor kezdhet indokolttá válni az egyedi fejlesztés?
Egyedi szoftvert általában nem azért érdemes készíteni, mert technikailag lehetséges.
A fejlesztés akkor válhat üzletileg indokolttá, amikor egy probléma elég gyakori, elég költséges vagy elég fontos ahhoz, hogy a megoldása mérhető értéket teremtsen.
Ilyen helyzet lehet, ha ugyanazt a folyamatot naponta sokszor kell elvégezni, több munkatárs végez jelentős manuális adminisztrációt, a meglévő rendszerek között folyamatos adatmásolás szükséges, vagy a kész szoftverek korlátai akadályozzák a működést.
A gyakoriság itt különösen fontos.
Egy évente néhány alkalommal előforduló tízperces feladat automatizálása valószínűleg kevés üzleti értéket teremt. Egy naponta több száz alkalommal végrehajtott művelet néhány másodperces gyorsítása viszont már jelentős különbséget jelenthet.
A növekedés megváltoztathatja a számítást
Egy manuális folyamat kis volumen mellett megfelelően működhet.
Tíz rendelés, húsz ügyfél vagy néhány projekt esetén akár egy egyszerű táblázat is elegendő lehet.
A probléma gyakran akkor jelenik meg, amikor a vállalkozás növekedni kezd.
Ha kétszer annyi ügyfél kétszer annyi adminisztrációt jelent, a növekedéshez folyamatosan újabb emberi kapacitásra lehet szükség.
Egy megfelelő szoftver ezt az összefüggést részben megváltoztathatja.
Ha egy folyamat automatizálható vagy jelentősen gyorsítható, nagyobb ügyfél-, rendelés- vagy tranzakciószám kezelhető anélkül, hogy az adminisztratív kapacitást ugyanolyan arányban kellene növelni.
Ebben az esetben a megtérülés nemcsak a jelenlegi költségek csökkentéséből, hanem a jövőbeni költségek elkerüléséből is származhat.
Amikor a meglévő szoftverek kompromisszumai kerülnek sokba
Nem minden egyedi fejlesztés célja egy manuális folyamat automatizálása.
Előfordulhat, hogy egy vállalkozás már több kész rendszert használ, de azok nem illeszkednek megfelelően egymáshoz.
Ilyenkor kerülőmegoldások alakulhatnak ki: Excel-táblák, manuális exportok és importok, külön nyilvántartások vagy olyan belső folyamatok, amelyek csak azért léteznek, mert a szoftverek nem képesek egy adott működést megfelelően támogatni.
Az egyedi fejlesztés ebben az esetben nem feltétlenül egy teljesen új rendszer létrehozását jelenti.
Lehet egy integráció, egy központi adminisztrációs felület, egy speciális modul vagy egy olyan háttérrendszer, amely összekapcsolja a már meglévő megoldásokat.
A megtérülést ilyenkor az teremti meg, hogy a technológia jobban alkalmazkodik a folyamathoz.
A megtérülés bevételi oldalon is megjelenhet
Az egyedi szoftver értéke nem kizárólag költségcsökkentésből származhat.
Egy új ügyfélportál egyszerűbbé teheti egy szolgáltatás használatát. Egy önkiszolgáló felület új értékesítési csatornát hozhat létre. Egy belső rendszer lehetővé teheti egy új szolgáltatás bevezetését. Egy automatizált folyamat pedig gyorsabb kiszolgálást eredményezhet.
Bizonyos vállalkozásoknál maga a szoftver is a termék vagy szolgáltatás részévé válhat.
Ilyenkor a megtérülés számításánál már nemcsak azt érdemes vizsgálni, hogy mennyi költséget takarít meg a rendszer, hanem azt is, hogy milyen új bevételt vagy üzleti lehetőséget tesz lehetővé.
Mikor nem valószínű, hogy megtérül?
Az egyedi fejlesztés nem minden problémára megfelelő megoldás.
Ha egy folyamat ritkán fordul elő, kevés időt vesz igénybe, vagy egy kész szoftver megfelelően lefedi az igényeket, saját rendszer fejlesztése könnyen indokolatlan lehet.
Ugyanez igaz akkor is, ha maga az üzleti folyamat még folyamatosan és alapvetően változik.
Egy bizonytalan folyamat szoftverbe építése azt eredményezheti, hogy rövid időn belül jelentős módosításokra van szükség.
Bizonyos esetekben ezért egy egyszerű SaaS megoldás, integráció vagy kisebb automatizáció jobb befektetés lehet, mint egy teljesen egyedi rendszer.
Hogyan lehet előre megbecsülni a megtérülést?
A fejlesztés előtt érdemes néhány alapvető kérdést számszerűsíteni:
- Hány alkalommal történik meg a folyamat egy héten vagy hónapban?
- Mennyi munkaidőt igényel jelenleg?
- Hány ember vesz részt benne?
- Milyen gyakran keletkeznek hibák, és mennyibe kerül azok javítása?
- Milyen szoftver- vagy működési költségek válthatók ki?
- Hogyan változik a folyamat költsége a vállalkozás növekedésével?
- Teremthet-e a rendszer új bevételt vagy kapacitást?
Ezekből már készíthető egy egyszerű megtérülési becslés.
Ha például egy fejlesztés évente becslések szerint 8 millió forintnyi munka- és működési költséget takarít meg, miközben a kialakítása 12 millió forintba kerül, a pusztán költségoldali egyszerű megtérülési idő körülbelül másfél év.
A valós számítás természetesen ennél összetettebb lehet: figyelembe kell venni a fenntartási költséget, a továbbfejlesztéseket, a bevezetést és azt is, hogy a becsült megtakarítás ténylegesen realizálható-e.
A lényeg azonban az, hogy az egyedi fejlesztés értéke már a projekt megkezdése előtt üzleti szempontból vizsgálható.
Nem a lehető legtöbb funkció térül meg a legjobban
Egy egyedi rendszer tervezésekor könnyű egyre több funkciót hozzáadni az eredeti elképzeléshez.
Minden új funkció azonban fejlesztési időt, tesztelést és későbbi karbantartást jelent.
A megtérülés szempontjából ezért gyakran célszerű először azokra a funkciókra koncentrálni, amelyek a legnagyobb üzleti problémát oldják meg.
Egy kisebb első verzió már képes lehet kiváltani a legidőigényesebb manuális folyamatot vagy megoldani a legfontosabb működési problémát.
A használati tapasztalatok alapján ezután eldönthető, hogy mely további fejlesztések teremtenek elegendő értéket.
Így nemcsak a fejlesztési kockázat csökkenthető, hanem a beruházás megtérülése is hamarabb megkezdődhet.
A BT Digital szemlélete
A BT Digital megközelítésében az egyedi szoftverfejlesztés nem önmagában cél. Egy fejlesztés akkor indokolt, ha egy konkrét üzleti problémára arányos és hosszú távon fenntartható megoldást tud adni.
Ezért a fejlesztés előtt érdemes feltérképezni a jelenlegi folyamatokat, a manuális munkát, a meglévő rendszereket és azokat a pontokat, ahol a technológia mérhető értéket teremthet. A megfelelő megoldás nem feltétlenül egy teljesen új alkalmazás: lehet egyedi üzleti rendszer, egy meglévő megoldás továbbfejlesztése, backend, API-integráció vagy automatizáció is.
A cél olyan szoftver kialakítása, amelynek értéke nem a funkciók számában mérhető, hanem abban, hogy egyszerűbbé teszi a működést, csökkenti a felesleges munkát, támogatja a növekedést, vagy új üzleti lehetőséget teremt.
