Mikor éri meg saját szoftvert fejleszteni a SaaS helyett?
Egy új digitális megoldás bevezetésekor az egyik első kérdés gyakran az, hogy érdemes-e egy már létező szoftvert választani, vagy indokolt lehet egy saját rendszer fejlesztése.
CRM, projektmenedzsment, számlázás, ügyfélkezelés, készletnyilvántartás vagy belső adminisztráció – számos üzleti területre érhetők el kész, előfizetéses szoftverek. Ezeket általában SaaS, vagyis Software as a Service megoldásoknak nevezik.
Más esetekben azonban a vállalkozás működése olyan egyedi folyamatokat tartalmazhat, amelyeket egy kész rendszer csak kompromisszumokkal képes kezelni. Ilyenkor felmerülhet a saját szoftver fejlesztésének lehetősége.
A két megközelítés között nincs minden vállalkozásra érvényes választás. A megfelelő döntést elsősorban az üzleti folyamatok, az elvárt rugalmasság, a költségek és a hosszú távú célok határozzák meg.
Mi az a SaaS?
A SaaS olyan szoftverszolgáltatási modell, amelyben egy kész alkalmazás használata jellemzően előfizetéshez kötött.
A szoftver fejlesztéséről, infrastruktúrájáról, frissítéseiről és technikai üzemeltetésének jelentős részéről a szolgáltató gondoskodik. A felhasználó általában böngészőből vagy alkalmazáson keresztül fér hozzá a rendszerhez.
A SaaS egyik legfontosabb előnye, hogy egy már elkészült megoldás viszonylag gyorsan bevezethető.
Ha egy vállalkozásnak például egy általános projektmenedzsment-rendszerre van szüksége, nem feltétlenül indokolt saját alkalmazást fejleszteni. Egy kész szolgáltatás megfelelő funkcionalitást biztosíthat jóval rövidebb bevezetési idő mellett.
Mikor lehet jó választás egy SaaS megoldás?
A kész szoftverek különösen akkor lehetnek praktikusak, ha az adott üzleti folyamat nem tér el jelentősen más vállalkozások hasonló folyamataitól.
Egy általános feladatkezelő, naptár, e-mail rendszer vagy egyszerű CRM esetében például sok vállalkozásnak hasonló alapfunkciókra van szüksége.
A SaaS előnye lehet a gyors indulás, a kiszámítható előfizetési konstrukció és az, hogy a technikai háttér jelentős részét nem a felhasználó vállalkozásnak kell fenntartania.
A szolgáltatások gyakran folyamatosan fejlődnek is, így új funkciók és biztonsági frissítések saját fejlesztési projekt nélkül válhatnak elérhetővé.
Hol jelenhetnek meg a SaaS korlátai?
Egy kész szoftvert sok különböző ügyfél számára terveznek. Éppen ezért nem feltétlenül tud minden vállalkozás egyedi működéséhez pontosan alkalmazkodni.
Előfordulhat például, hogy egy folyamatot a szoftver működéséhez kell igazítani, bizonyos funkciók hiányoznak, vagy több különböző szolgáltatást kell egymás mellett használni.
Az is fontos kérdés lehet, hogy milyen integrációs lehetőségeket biztosít a rendszer. Ha egy SaaS alkalmazást egy ERP-vel, webshoppal vagy saját belső rendszerrel kell összekapcsolni, szükség lehet megfelelő API-ra vagy más adatkapcsolati lehetőségre.
A költségstruktúra szintén változhat a vállalkozás növekedésével. Egy felhasználónként vagy használat alapján árazott szolgáltatás kezdetben kedvező lehet, nagyobb felhasználószám vagy adatmennyiség mellett azonban más költségszintet jelenthet.
Mit jelent a saját szoftver?
Saját szoftver esetén a rendszer egy adott vállalkozás konkrét igényei és folyamatai alapján készül.
Nem egy már létező termék funkcióihoz kell alkalmazkodni, hanem a funkcionalitás az adott üzleti problémából indulhat ki.
Ez lehet egy teljes üzleti alkalmazás, belső adminisztrációs rendszer, ügyfélportál, speciális munkafolyamatot támogató megoldás vagy akár egy olyan háttérrendszer, amely több meglévő szolgáltatást kapcsol össze.
Az egyedi fejlesztés egyik legfontosabb előnye a testreszabhatóság.
Ez azonban nagyobb felelősséggel is jár. A rendszer megtervezése, fejlesztése, tesztelése, üzemeltetése és későbbi továbbfejlesztése megfelelő technikai hátteret igényel.
Mikor lehet indokolt saját szoftvert fejleszteni?
Az egyedi fejlesztés általában akkor válik érdekes lehetőséggé, amikor a szoftvernek egy olyan folyamatot kell támogatnia, amely fontos szerepet játszik a vállalkozás működésében, de a kész megoldások nem illeszkednek hozzá megfelelően.
Ilyen helyzet lehet például, amikor több különálló rendszer között kell egyedi folyamatot kialakítani, speciális jogosultságkezelésre van szükség, saját üzleti logikát kell megvalósítani, vagy egy meglévő folyamat kész szoftverekkel csak jelentős manuális munkával kezelhető.
Szintén fontos szempont lehet, ha maga a szoftver a vállalkozás szolgáltatásának vagy versenyelőnyének részét képezi.
Ebben az esetben az egyedi funkcionalitás nem egyszerűen informatikai kérdés, hanem közvetlenül kapcsolódhat az üzleti modellhez.
Költség: előfizetés vagy fejlesztési beruházás?
A két megoldás költségeit nem mindig lehet pusztán a kezdeti ár alapján összehasonlítani.
Egy SaaS rendszer jellemzően kisebb induló költséggel használható, majd havi vagy éves előfizetési díjat igényel. A díj függhet többek között a felhasználók számától, a választott csomagtól vagy a használat mértékétől.
Egy saját szoftver fejlesztése ezzel szemben általában nagyobb kezdeti beruházást jelent. Emellett számolni kell az üzemeltetés, karbantartás és későbbi fejlesztések költségével is.
A valódi összehasonlításhoz ezért a teljes életciklust érdemes figyelembe venni.
Nemcsak azt, hogy mennyibe kerül a rendszer az első évben, hanem azt is, hogy milyen manuális munkát vált ki, milyen további rendszerekre van szükség mellette, mennyire támogatja a növekedést, és milyen költségekkel jár a változó üzleti igényekhez való alkalmazkodás.
Mi a helyzet az adatokkal és a kontrollal?
SaaS használatakor a rendszer működésének jelentős része a szolgáltatótól függ.
A szolgáltató határozza meg, milyen funkciók érhetők el, hogyan változik a termék, milyen integrációkat támogat, és milyen technikai feltételekkel használható.
Ez önmagában nem feltétlenül jelent problémát. Sok esetben éppen az a SaaS előnye, hogy ezeket a feladatokat nem a használó vállalkozásnak kell kezelnie.
Üzleti szempontból azonban érdemes megvizsgálni az adatok exportálhatóságát, az integrációs lehetőségeket, a jogosultságkezelést és azt is, hogy mi történik szolgáltatóváltás esetén.
Egyedi rendszer esetében nagyobb kontroll alakítható ki a funkcionalitás és az architektúra felett, ugyanakkor az ehhez kapcsolódó technikai felelősség is nagyobb.
Nem feltétlenül kell választani
A SaaS és az egyedi fejlesztés nem minden esetben egymást kizáró megoldások.
Egy vállalkozás használhat kész CRM-et, számlázót, e-mail szolgáltatást és más SaaS alkalmazásokat, miközben egy saját fejlesztésű rendszer fogja össze azokat a folyamatokat, amelyek valóban egyediek.
Például:
SaaS CRM + számlázó + saját ügyfélportál + egyedi integrációk
Ebben a modellben nem szükséges újrafejleszteni azokat a funkciókat, amelyekre már létezik megfelelő szolgáltatás. Az egyedi fejlesztés arra a területre koncentrálhat, ahol valóban speciális üzleti igény jelenik meg.
Sok esetben ezért nem a „SaaS vagy saját szoftver?” a legfontosabb kérdés.
Inkább az, hogy mely részeknél érdemes kész megoldást használni, és mely részek indokolják az egyedi fejlesztést.
Milyen kérdéseket érdemes feltenni döntés előtt?
A technológia kiválasztása előtt érdemes magát az üzleti folyamatot megvizsgálni.
Megoldja-e egy kész szoftver a probléma nagy részét? Mennyire speciális a folyamat? Szükség van-e más rendszerekkel való integrációra? Milyen gyakran változnak az üzleti igények? Hány felhasználó használja majd a rendszert? Milyen mértékű kontroll szükséges az adatok és a funkcionalitás felett?
Ugyanilyen fontos kérdés, hogy az adott funkció mennyire lényeges a vállalkozás szempontjából.
Ha egy általános háttérfolyamatról van szó, gyakran nincs üzleti indok arra, hogy egy már jól megoldott funkciót újra létre kelljen hozni.
Ha viszont a folyamat egyedi, üzletileg kritikus vagy közvetlenül hozzájárul a vállalkozás megkülönböztethetőségéhez, az egyedi fejlesztés értéke jelentősen nagyobb lehet.
A BT Digital szemlélete
A BT Digital megközelítésében a kiindulópont nem az, hogy minden problémára egyedi szoftvert kell fejleszteni. Először azt érdemes megvizsgálni, hogy a meglévő SaaS megoldások milyen mértékben képesek lefedni az üzleti igényt, hol jelennek meg korlátok, és mely folyamatok indokolnak valóban egyedi fejlesztést.
A megfelelő megoldás ezért lehet teljesen egyedi üzleti alkalmazás, meglévő rendszerek továbbfejlesztése, SaaS szolgáltatások integrációja vagy ezek kombinációja. A BT Digital egyedi webes és üzleti rendszerek, backendek, API-k és rendszerintegrációk fejlesztésével tudja támogatni az ilyen megoldások kialakítását.
A cél nem egy kész szolgáltatás kiváltása olyan esetben, amikor az megfelelően végzi a feladatát. Az egyedi fejlesztés ott teremthet valódi értéket, ahol a vállalkozás folyamataihoz való alkalmazkodás, a rendszerek közötti együttműködés vagy egy speciális üzleti funkció ezt indokolja.
