Ki lehet-e hozni még többet a meglévő rendszerből, vagy új szoftverre van szükség?
Egy vállalkozás digitális működése ritkán áll egyetlen rendszerből.
Gyakran külön szoftver kezeli az értékesítést, a számlázást, a készletet, a projektmenedzsmentet, a webshopot vagy éppen az ügyfélkapcsolatokat.
Egy darabig ez jól is működhet így.
A problémák általában akkor kezdődnek, amikor a rendszerek között nincs megfelelő kapcsolat. Ugyanazokat az adatokat több helyen kell rögzíteni, manuálisan kell információt továbbítani, vagy egy fontos folyamat a több különálló rendszer között megszakad.
Ilyenkor felmerülhet a kérdés:
Ki lehet-e hozni még többet a meglévő rendszerből, vagy új szoftverre van szükség?
A válasz nem mindig egyértelmű. Érdemes figyelembe venni a következő szempontokat:
Milyen esetben elegendő a meglévő rendszer?
Egy meglévő szoftver sok esetben több lehetőséget kínál, mint amennyi elsőre látható.
Érdemes például megvizsgálni:
- milyen funkciók állnak rendelkezésre,
- milyen beállítási lehetőségek vannak,
- milyen API érhető el,
- milyen külső rendszerekkel kapcsolható össze,
- milyen automatizációk alakíthatók ki,
- és milyen adatokat lehet exportálni vagy importálni.
Előfordulhat, hogy egy adott rendszer megfelelően tudná kezelni az adott feladatot, csak a szükséges funkció nincs jól beállítva vagy nincs megfelelően összekapcsolva más folyamatokkal.
Ilyenkor egy új rendszer bevezetése helyett érdemes lehet először a meglévő lehetőségeket kiaknázni.
Mikor érdemes integrációban gondolkodni?
Ha több rendszer önállóan jól működik, de egymással nem kommunikál megfelelően, az integráció lehet az egyik lehetséges megoldás.
Egy webshop például kezelheti a rendeléseket, egy ERP a készletet, egy számlázó a számlákat, egy CRM pedig az ügyfélkapcsolatokat.
Ha ezek között nincs adatkapcsolat, ugyanazt az információt több helyen is manuálisan kell rögzíteni.
Egy megfelelő integráció segítségével bizonyos adatok automatikusan továbbíthatók egyik rendszerből a másikba.
Ilyen lehet például:
Webshop → ERP → számlázás → szállítás
vagy:
Érdeklődő → CRM → ajánlat → feladat → értesítés
Az integráció célja nem feltétlenül az, hogy minden rendszer egyetlen nagy rendszerbe kerüljön.
Sokszor éppen az a jobb megoldás, ha a meglévő szoftverek megmaradnak, de megfelelően kommunikálnak egymással.
Mikor nem elég az integráció?
Az integráció akkor működik jól, ha az összekapcsolt rendszerek funkcionálisan továbbra is megfelelnek az üzleti igényeknek.
Ha azonban maga a folyamat vagy a rendszer működése nem megfelelő, egy API-kapcsolat önmagában nem oldja meg a problémát.
Például nem feltétlenül elegendő két rendszert összekötni akkor, ha:
- egyik rendszer sem tudja megfelelően kezelni a szükséges folyamatot,
- fontos üzleti funkció hiányzik,
- túl sok manuális kivételre van szükség,
- az adatok szerkezete nem megfelelő,
- vagy a rendszer korlátai miatt folyamatos kerülőmegoldásokra van szükség.
Ilyen esetben már érdemes lehet új rendszerben vagy egyedi fejlesztésben gondolkodni.
Mikor lehet indokolt egy új rendszer?
Új szoftver bevezetése akkor lehet indokolt, ha a jelenlegi megoldás már az alapvető üzleti igényeket sem tudja megfelelően támogatni.
Ilyen helyzet lehet például, ha:
- egy fontos folyamat egyáltalán nem kezelhető,
- a rendszer nem skálázható a növekvő adatmennyiséggel,
- túl sok manuális munkát igényel,
- nem biztosít megfelelő riportokat,
- nem integrálható a szükséges külső rendszerekkel,
- vagy a működés jelentős része külön Excel-fájlokban zajlik.
Ilyenkor nem feltétlenül egyetlen új program jelenti a megoldást.
Lehet szükség új CRM-re, ERP-re, egyedi webalkalmazásra, vagy akár több rendszerből álló integrált megoldásra.
A „mindent egy rendszerben” nem mindig a cél
Elsőre logikusnak tűnhet, hogy minden folyamatot egyetlen rendszerben kellene kezelni.
Ez azonban nem minden esetben előnyös.
Egy vállalkozásnak lehet olyan számlázója, webshopja vagy külső szolgáltatása, amely jól működik és megfelelően támogatja az adott feladatot.
Ezeket nem feltétlenül érdemes lecserélni csak azért, hogy minden egyetlen rendszerben legyen.
Sok esetben jobb megoldás lehet egy jól megtervezett rendszerkapcsolat.
A cél nem feltétlenül az, hogy minden egy helyen legyen.
A cél az, hogy a megfelelő információ a megfelelő helyre, a megfelelő időben jusson el.
Hogyan érdemes dönteni?
A döntést érdemes az üzleti folyamatokból kiindítani, nem a szoftverekből.
Első lépésként érdemes feltérképezni:
- Milyen rendszerek vannak jelenleg használatban?
- Milyen adatokat kezelnek?
- Hol történik manuális adatbevitel?
- Hol kell ugyanazt az információt több helyen rögzíteni?
- Mely folyamatok működnek megfelelően?
- Mely folyamatok okoznak problémát?
- Milyen funkció hiányzik?
- Milyen integrációkra lenne szükség?
Ezek alapján már könnyebb megállapítani, hogy elegendő-e egy meglévő rendszer fejlesztése vagy integrációja, illetve indokolt-e egy új rendszer bevezetése.
A BT Digital szemlélete:
A BT Digitalnál a rendszer kiválasztása előtt az üzleti folyamatok feltérképezése a kiindulópont.
A cél annak meghatározása, hogy a jelenlegi rendszerek hol működnek jól, hol vannak hiányosságok, és mely problémák oldhatók meg egyszerűbb módon.
Egy jól kialakított integráció sok esetben hatékonyabb és kisebb változást jelent, mint egy teljes rendszer lecserélése.
Más esetben azonban egy régi vagy korlátozott rendszer fejlesztése már nem gazdaságos, és egy új CRM, ERP vagy egyedi üzleti alkalmazás lehet a megfelelő irány.
A BT Digital egyedi webalkalmazások, CRM- és ERP-rendszerek, API-kapcsolatok és rendszerintegrációk kialakításával is foglalkozik.
A kiindulópont minden esetben az üzleti probléma:
Nem az a kérdés, hogy melyik szoftvert kell lecserélni, hanem az, hogy hogyan lehet a folyamatot egyszerűbben, megbízhatóbban és hatékonyabban működtetni.
