API-k közérthetően: hogyan kommunikálnak egymással a különböző rendszerek?
Az API kifejezéssel egyre gyakrabban lehet találkozni digitális rendszerek, weboldalak, alkalmazások vagy automatizációk kapcsán. Elsőre technikai fogalomnak tűnhet, pedig a működésének alapelve egyszerű: lehetővé teszi, hogy különböző szoftverek kommunikáljanak egymással.
Egy webshop továbbíthatja a rendelés adatait egy számlázóprogramnak. Egy CRM lekérheti egy másik rendszerből az ügyfél adatait. Egy mobilalkalmazás megjelenítheti egy központi rendszerben tárolt információkat.
Az ilyen folyamatok mögött sok esetben API-k működnek.
Mi az az API?
Az API az Application Programming Interface, vagyis alkalmazásprogramozási felület rövidítése.
A technikai definíció helyett egyszerűbb egy hétköznapi példával megközelíteni.
Egy étteremben a vendégnek nem kell bemennie a konyhába ahhoz, hogy ételt rendeljen. Elég leadni a rendelést, a konyha pedig elkészíti, majd visszaadja az eredményt.
Az API hasonló szerepet tölthet be két szoftver között.
Az egyik rendszer meghatározott módon kér valamilyen adatot vagy műveletet, a másik rendszer feldolgozza a kérést, majd választ küld.
A két rendszernek ehhez nem kell ismernie egymás teljes belső működését. Elég azt tudniuk, hogyan tudnak egymással kommunikálni.
Egy egyszerű példa: webshop és számlázó
Egy webáruházban beérkezik egy új rendelés.
API-kapcsolat nélkül előfordulhat, hogy a rendelés adatait manuálisan kell átmásolni a számlázóprogramba: ügyfél neve, címe, megvásárolt termékek, árak és egyéb szükséges információk.
Ha a két rendszer megfelelő API-kapcsolattal rendelkezik, ez a folyamat automatizálható.
A webshop elküldi a szükséges adatokat a számlázó rendszernek, amely feldolgozza azokat és elvégzi a meghatározott műveletet.
A háttérben technikai kommunikáció történik, üzleti szempontból azonban az eredmény egyszerű: kevesebb manuális adatbevitelre lehet szükség.
Az API olyan, mint egy közös nyelv?
Bizonyos szempontból igen.
Két különböző szoftver teljesen eltérő technológiával készülhet. Az egyik lehet egy webshop, a másik egy CRM, a harmadik pedig egy saját fejlesztésű belső rendszer.
Ahhoz, hogy együtt tudjanak működni, szükség van egy előre meghatározott kommunikációs módra.
Az API meghatározhatja például:
milyen adatokat lehet lekérni,
milyen adatokat lehet elküldeni,
milyen formában kell elküldeni azokat,
milyen műveleteket lehet kezdeményezni,
és milyen választ ad a rendszer.
Ez teszi lehetővé, hogy egymástól függetlenül fejlesztett rendszerek is képesek legyenek adatot cserélni.
Hol találkozhatunk API-kkal?
API-k számos olyan digitális folyamat mögött működnek, amelyek a felhasználó számára teljesen természetesnek tűnnek.
Egy webáruház például kapcsolatban állhat:
számlázóprogrammal, amely megkapja a számla kiállításához szükséges adatokat,
futárszolgálattal, amelyhez továbbíthatók a csomagfeladáshoz szükséges információk,
készletkezelővel vagy ERP-rendszerrel, ahol frissülhetnek a készlet- és rendelési adatok,
fizetési szolgáltatóval, amely kezeli az online fizetési folyamatot,
vagy akár egy CRM-rendszerrel, ahol az ügyfélhez kapcsolódó információk jelennek meg.
API-k természetesen nemcsak webshopok esetében használhatók. Mobilalkalmazások, vállalatirányítási rendszerek, ügyfélportálok, belső adminisztrációs felületek és számos más digitális megoldás is támaszkodhat rájuk.
Miért hasznos mindez egy vállalkozás számára?
Az API önmagában technikai eszköz. Az értéke abból származik, hogy milyen üzleti folyamatot tesz egyszerűbbé vagy automatizálhatóvá.
Kevesebb manuális munka
Ha ugyanazt az adatot több rendszerben is fel kell használni, nem feltétlenül szükséges minden alkalommal manuálisan rögzíteni.
A már rendelkezésre álló információ automatikusan továbbítható a következő rendszernek.
Kevesebb hibalehetőség
A manuális adatbevitel során könnyen történhet elírás vagy másolási hiba. Automatizált adatátadás esetén csökkenthető azoknak a pontoknak a száma, ahol ugyanazt az információt ismételten rögzíteni kell.
Gyorsabb folyamatok
Egy rendszernek nem feltétlenül kell arra várnia, hogy valaki manuálisan továbbítsa az információt.
Egy rendelés, státuszváltozás vagy más esemény hatására a következő folyamat akár automatikusan is elindulhat.
Meglévő rendszerek összekapcsolása
Az API-k egyik fontos előnye, hogy egy új igény miatt nem feltétlenül szükséges lecserélni a már működő szoftvereket.
Ha a szükséges technikai lehetőségek rendelkezésre állnak, különböző rendszerek összekapcsolhatók, így azok egy nagyobb folyamat részeként működhetnek együtt.
Mi az a REST API?
A REST API az API-k egyik széles körben használt típusa, különösen webes rendszerek esetében.
Működésének technikai részletei összetettebbek lehetnek, de üzleti szempontból ugyanaz az alapelv: egy rendszer meghatározott módon adatot kér vagy küld egy másik rendszernek.
Egy CRM például lekérheti egy ügyfél adatait, létrehozhat egy új rekordot vagy frissíthet egy már meglévőt.
Az ilyen műveletek szabályozott módon történnek, így pontosan meghatározható, hogy egy külső rendszer milyen adatokat és funkciókat érhet el.
És mi az a webhook?
Az API-k mellett gyakran találkozni a webhook kifejezéssel is.
A kettő között leegyszerűsítve az egyik fontos különbség az, hogy mikor indul el a kommunikáció.
Egy hagyományos API-kérésnél az egyik rendszer adatot kér a másiktól. Webhook esetén egy esemény hatására maga a rendszer küld értesítést.
Például egy online fizetés sikeresen megtörténik. A fizetési rendszer webhook segítségével azonnal jelezheti ezt a webshopnak, így nem szükséges folyamatosan ellenőrizni, hogy megérkezett-e a fizetés.
Hasonló esemény lehet egy új rendelés, státuszváltozás, regisztráció vagy más, előre meghatározott történés.
Minden rendszer összekapcsolható API-val?
Nem feltétlenül.
Egy rendszernek rendelkeznie kell olyan technikai lehetőséggel, amelyen keresztül más alkalmazások hozzáférhetnek a szükséges adatokhoz vagy funkciókhoz.
A modern felhőalapú szolgáltatások jelentős része kínál valamilyen API-t, de régebbi vagy speciális rendszereknél ez nem mindig áll rendelkezésre.
Az is előfordulhat, hogy egy rendszer biztosít API-t, de azon keresztül nem minden szükséges funkció érhető el.
Ezért egy integráció tervezése előtt érdemes megvizsgálni, hogy az érintett rendszerek milyen kapcsolódási lehetőségeket biztosítanak.
Az API nem egyenlő az automatizációval
A két fogalom szorosan kapcsolódik egymáshoz, de nem ugyanazt jelenti.
Az API biztosíthatja a kommunikáció lehetőségét két rendszer között. Az automatizáció pedig meghatározza, hogy mikor és milyen feltételek mellett történjen valamilyen művelet.
Egy webshop és egy számlázó például képes lehet API-n keresztül kommunikálni. Az automatizáció határozhatja meg, hogy egy rendelés milyen státuszánál kerüljenek át az adatok, mikor készüljön el a számla, és mi történjen, ha valamelyik szükséges adat hiányzik.
Az API tehát sok esetben az infrastruktúrát biztosítja ahhoz, hogy összetettebb automatizált folyamatok jöhessenek létre.
Mikor lehet szükség egyedi API-fejlesztésre?
Nemcsak meglévő API-k összekapcsolására lehet szükség.
Egy saját fejlesztésű üzleti rendszer, webalkalmazás vagy mobilalkalmazás esetében előfordulhat, hogy külön API-t kell kialakítani ahhoz, hogy más rendszerek hozzáférhessenek bizonyos adatokhoz és funkciókhoz.
Erre lehet szükség például akkor, ha egy belső üzleti rendszerhez mobilalkalmazás kapcsolódik, külső partnerek számára kell adatokat biztosítani, vagy több különböző alkalmazás használja ugyanazt a központi adatforrást.
Ilyenkor az API már a rendszer architektúrájának fontos részét képezi.
Az API a háttérben dolgozik, az eredmény az üzleti folyamatban látható
Az API-k többségével egy átlagos felhasználó közvetlenül soha nem találkozik.
Nem jelennek meg külön gombként egy weboldalon, és általában nem láthatók egy alkalmazás használata közben sem.
A hatásuk azonban jól érzékelhető.
Egy adatnak nem kell kétszer szerepelnie. Egy rendelés automatikusan továbbhaladhat a következő rendszerbe. Egy alkalmazás mindig az aktuális információkat jelenítheti meg. Több különálló szoftver pedig egyetlen összefüggő üzleti folyamat részeként működhet.
Éppen ezért az API nem önmagában jelent üzleti értéket. A valódi kérdés az, hogy milyen rendszereket és milyen folyamatokat érdemes összekapcsolni vele.
A BT Digital szemlélete
A BT Digital az API-fejlesztést és rendszerintegrációt nem önálló technikai feladatként, hanem az adott üzleti folyamat részeként kezeli. A cél annak meghatározása, hogy milyen adatoknak kell mozogniuk a rendszerek között, mikor van szükség az adatátadásra, és mely folyamatok tehetők egyszerűbbé vagy automatizálhatóvá.
A BT Digital skálázható backendek, REST API-k, webhookok és egyedi rendszerkapcsolatok fejlesztésével támogatja különböző alkalmazások és üzleti rendszerek együttműködését. Az integráció érinthet többek között webshopokat, CRM- és ERP-rendszereket, számlázókat, e-mail- és naptárszolgáltatásokat vagy egyedi alkalmazásokat.
A cél nem az API használata önmagáért, hanem egy olyan stabil kapcsolat kialakítása a rendszerek között, amely egyszerűbbé és hatékonyabbá teszi a mögöttük álló üzleti folyamatot.
