7 jel, hogy egy vállalkozás kinőtte az Excelt
Az Excel sok vállalkozás számára az egyik legalapvetőbb üzleti eszköz. Egyszerű, rugalmas, gyorsan bevezethető, és számos mindennapi feladat kezelésére alkalmas.
Egy bizonyos pontig gyakran nincs is szükség másra.
Ahogy azonban egy vállalkozás növekszik, az Excel-táblázatok kezelése egyre összetettebbé válhat. Egyre több fájl készül, egyre több adatot kell frissíteni, egyre több folyamat marad manuális, és egyre nehezebb megállapítani, hogy melyik információ a legfrissebb.
Ilyen esetben nem feltétlenül az Excel a legcélravezetőbb eszköz.
A valódi probléma az lehet, hogy a vállalkozás folyamatai időközben összetettebbé váltak annál, mint amit néhány táblázattal hatékonyan lehet kezelni.
De honnan lehet felismerni, hogy eljött az idő egy CRM, ERP, automatizációs megoldás, rendszerintegráció vagy egyedi üzleti rendszer bevezetésére?
Az alábbi hét jel gyakran erre utal.
1. Ugyanazokat az adatokat több helyen kell vezetni
Az egyik első figyelmeztető jel, amikor ugyanaz az információ több Excel-fájlban vagy különböző rendszerben is megjelenik.
Például egy ügyfél adatai szerepelhetnek:
- egy értékesítési táblázatban,
- egy külön ajánlatlistában,
- egy számlázási fájlban,
- egy projektkövető táblázatban,
- és egy másik folyamatot kezelő külön fájlban.
Ez önmagában még nem feltétlenül jelent problémát.
A nehézség akkor kezdődik, amikor ugyanazt az információt több helyen is folyamatosan frissíteni kell.
Ha például megváltozik egy ügyfél telefonszáma, e-mail-címe vagy rendelésének státusza, könnyen előfordulhat, hogy az adat az egyik helyen frissül, egy másikon viszont változatlan marad.
Ennek következménye pontatlan adat, felesleges adminisztráció és további manuális ellenőrzés lehet.
Egy megfelelően kialakított üzleti rendszerben a fontos adatok központi helyen kezelhetők, és szükség esetén más rendszerekkel is összekapcsolhatók.
2. Túl sok idő megy el manuális adatbevitelre
Ha rendszeresen szükség van adatok másolására egyik Excel-fájlból a másikba, e-mailekből táblázatokba vagy egyik rendszerből a másikba, érdemes megvizsgálni, hogy valóban szükséges-e minden lépést manuálisan elvégezni.
Egy tipikus folyamat például így nézhet ki:
- Beérkezik egy ügyfél érdeklődése.
- Az érdeklődés bekerül egy Excel-fájlba.
- Az információ továbbításra kerül e-mailben.
- Az értékesítési státusz egy másik fájlban kerül követésre.
- Az ajánlatok listája külön frissül.
- Később az adatok összegyűjtésre kerülnek egy riport elkészítéséhez.
Ez kisebb ügyfél- vagy rendelésmennyiség mellett még jól működhet.
Az érdeklődők, rendelések vagy ügyfelek számának növekedésével azonban ugyanaz a folyamat egyre több időt vehet igénybe.
Ilyenkor érdemes megvizsgálni:
Valóban szükséges manuálisan elvégezni ezeket a lépéseket, vagy egy rendszer automatikusan is kezelhetné őket?
Egy CRM, ERP, rendszerintegráció vagy automatizáció segítségével számos ismétlődő manuális lépés csökkenthető vagy akár teljesen kiváltható.
3. Nem egyértelmű, melyik adat az aktuális
„Melyik Excel-fájl a legfrissebb?”
Egyszerű kérdésnek tűnik, mégis egy komolyabb probléma jele lehet.
Ha például létezik ugyfelek_final.xlsx, ugyfelek_final2.xlsx és ugyfelek_uj.xlsx, egy idő után nehéz megállapítani, hogy melyik fájl tartalmazza a valódi, aktuális adatokat.
Hasonló helyzet alakulhat ki akkor is, ha ugyanaz az információ több különböző helyen, eltérő időpontokban kerül frissítésre.
Egy üzleti rendszer egyik fontos előnye, hogy egyértelművé tehető, hol található egy adott adat vagy folyamat aktuális, hiteles forrása.
Ez különösen fontos akkor, amikor az adatoknak több folyamat vagy különböző szoftverek között kell mozogniuk.
4. Az Excel már nem tudja megfelelően támogatni az üzleti folyamatokat
Az Excel kiválóan alkalmas adatok tárolására, számításokra és kisebb adminisztratív feladatokra.
Összetettebb üzleti folyamatok kezelésére azonban egy pont után már kevésbé ideális.
Egy tipikus értékesítési folyamat például a következő lehet:
Érdeklődő → kapcsolatfelvétel → ajánlat → tárgyalás → megrendelés → teljesítés → számlázás
Ez a folyamat természetesen Excelben is követhető.
A kérdés inkább az, hogy mi történik akkor, amikor a folyamat összetettebbé válik.
Például amikor:
- több száz érdeklődőt kell követni,
- minden ügyfélhez több feladat tartozik,
- automatikus emlékeztetőkre van szükség,
- rendszeres riportokat kell készíteni,
- több folyamat ugyanazokra az adatokra épül,
- vagy az adatokat más rendszerekkel is össze kell kapcsolni.
Ilyen helyzetben egy CRM vagy egyedi üzleti rendszer már jobban illeszkedhet a működéshez.
A rendszer ilyenkor nem egyszerűen adatokat tárol, hanem magát az üzleti folyamatot is képes támogatni.
5. Egyre több hibát okoz a manuális adatkezelés
A manuális adatbevitel mindig magában hordozza az emberi hiba lehetőségét.
Egy rosszul beírt szám, véletlenül törölt sor vagy hibás képlet sokszor nem azonnal derül ki.
A kezelt adatok mennyiségének növekedésével a hibák lehetséges hatása is növekedhet.
Egy manuális hiba érintheti például:
- egy rendelés adatait,
- egy ügyfél információit,
- a készletadatokat,
- pénzügyi adatokat,
- vagy egy vezetői riportot.
Az automatizáció és a központi adatkezelés természetesen nem szüntet meg minden lehetséges hibát, de jelentősen csökkentheti a rendszeres manuális adatbevitelből eredő problémákat.
Emellett könnyebbé válhat annak szabályozása is, hogyan jön létre, módosul és kerül továbbításra egy adott információ.
6. Egyre nehezebb átlátni, mi történik a vállalkozásban
Ahogy egy vállalkozás növekszik, nemcsak az adatok mennyisége nő.
Több ügyfelet, rendelést, projektet, feladatot és folyamatot kell kezelni.
Egy idő után már nem elegendő egyszerűen tudni, hogy hol található egy adott adat. A működés áttekintéséhez olyan kérdésekre is gyors válaszra lehet szükség, mint:
- Hány aktív ügyfél van?
- Hány ajánlat van jelenleg folyamatban?
- Hol tartanak a rendelések?
- Mennyi készlet áll rendelkezésre?
- Mely projektek vannak csúszásban?
- Mennyi bevétel várható a következő időszakban?
Ezekre a kérdésekre Excelből is lehet választ adni, de ha minden riporthoz manuálisan kell összegyűjteni és feldolgozni az adatokat, a folyamat időigényessé és nehezen fenntarthatóvá válhat.
Egy jól megtervezett üzleti rendszerben a szükséges információk központilag elérhetők, a riportok elkészítése pedig egyszerűbbé válhat.
7. A folyamat működése főként egyetlen személy tudására épül
Ez az egyik legfontosabb figyelmeztető jel lehet.
Ha egy folyamatért felelős személy nem elérhető, és hirtelen nem egyértelmű:
- melyik Excel-fájlt kell használni,
- hogyan kell frissíteni,
- honnan származik az adat,
- mit csinál egy adott képlet,
- vagy mi történik a folyamat következő lépéseként,
akkor a probléma már túlmutat az Excel korlátain.
Ilyenkor a vállalkozás működésének egy része nincs megfelelően rendszerezve vagy dokumentálva.
Egy üzleti rendszer megtervezésekor ezért nemcsak azt érdemes megvizsgálni, hogy milyen adatokat kell tárolni.
Magát a folyamatot is érdemes feltérképezni:
Milyen feladatot ki végez? Mikor történik az adott lépés? Milyen információ alapján? Mi következik ezután?
Egy jól megtervezett üzleti rendszer ezen a ponton már nem egyszerűen kiváltja az Excelt. Segíthet abban is, hogy a vállalkozás működése átláthatóbbá, strukturáltabbá és könnyebben kezelhetővé váljon.
Akkor le kell váltani az Excelt?
Nem feltétlenül.
Az Excel továbbra is hasznos eszköz lehet elemzéshez, számításokhoz, kisebb nyilvántartásokhoz vagy ideiglenes feladatokhoz.
A cél nem minden Excel-fájl lecserélése.
A fontosabb kérdés inkább ez:
Melyik folyamatot érdemes az Excelnél összetettebb rendszerben kezelni?
Bizonyos esetekben egy CRM önmagában elegendő lehet. Más esetben egy ERP-rendszer jelenthet megfelelő megoldást. Előfordulhat, hogy a már használt rendszerek összekapcsolása hozza a legnagyobb előrelépést, összetettebb folyamatok esetében pedig egyedi üzleti alkalmazás kialakítása lehet indokolt.
A megfelelő megoldás nem feltétlenül a legnagyobb vagy legdrágább rendszer.
Sokkal inkább az, amely valóban támogatja a vállalkozás működését.
A BT Digital szemlélete
A BT Digital megközelítésének kiindulópontja nem az, hogy minden vállalkozásnak teljesen új rendszerre van szüksége.
Az első lépés annak feltérképezése, hogyan működik jelenleg a vállalkozás, hol okoznak problémát a manuális vagy ismétlődő folyamatok, milyen rendszerek vannak már használatban, és mely területeken teremthet valódi üzleti értéket egy digitális megoldás.
Egy kisebb folyamat esetében elegendő lehet egy CRM vagy a meglévő rendszerek közötti integráció. Összetettebb működésnél ERP-rendszer, egyedi webalkalmazás vagy teljesen testreszabott üzleti rendszer is indokolt lehet.
A BT Digital támogatást nyújthat az ilyen megoldások teljes életciklusában: az igények felmérésétől és a tervezéstől kezdve a fejlesztésen, integráción és élesítésen át egészen az üzemeltetésig.
Ha egy vállalkozás működésében már megjelennek az Excel korlátai, nem feltétlenül azzal érdemes kezdeni, hogy:
„Milyen szoftverre van szükség?”
Hasznosabb kiindulópont lehet a következő kérdés:
„Melyik folyamat működhetne jobban?”
Ha ez egyértelművé válik, sokkal könnyebb megtalálni a hozzá illeszkedő digitális megoldást.
